سياسة الخصوصية

نظام إدارة Mكاتب القانونية – حصيف

تاريخ السريان: 01/01/2025 الإصدار: 3.0 آخر تحديث: 29/07/2026

1. النطاق والمقدمة

1.1 تصف سياسة الخصوصية هذه ("السياسة") كيفية قيام شركة المقر لتقنية المعلومات ("المقر"، "نحن") بجمع ومعالجة وحماية البيانات فيما يتعلق بنظام إدارة المكاتب القانونية حصيف ("المنصة")، المتاحة عبر موقعنا الإلكتروني ونطاقاتها المعتمدة.

1.2 تنطبق هذه السياسة على الموقع التسويقي للمنصة، وعلى نسخ التثبيت المخصصة للعملاء، وعلى كافة المستخدمين المصرح لهم (المسؤولين، المحامين، الموظفين، المحاسبين) المشتركين في النظام.

1.3 يجب قراءة هذه السياسة جنباً إلى جنب مع شروط الاستخدام، وسياسة الأمان وحماية البيانات، وتُعد جميع هذه السياسات جزءاً لا يتجزأ من هذه الاتفاقية وتُقرأ معها كوحدة واحدة.

1.4 بنية المنصة والعزل الدقيق: يُقدَّم نظام "حصيف" كخدمة سحابية مستضافة لعدة عملاء مستقلين. يحصل كل عميل على نسخة تطبيق مخصصة ضمن بنية نسخة التطبيق الواحدة المخصصة (Single-Instance Architecture) المعزولة منطقياً وبرمجياً؛ حيث تُعد كل بيئة نشر للعميل بيئة مستقلة ومعزولة تماماً تشمل نسخة تطبيق مخصصة، وقاعدة بيانات مخصصة، ومستودع ملفات مستقل، وإعدادات تطبيق مستقلة، ومفاتيح تشفير مستقلة، وجلسات مصادقة مستقلة، وتعمل على بنية تحتية سحابية مُدارة باحترافية تُشغلها شركة المقر. ولا تُخزن بيانات العملاء مطلقاً في قواعد بيانات مشتركة، ولا يمكن لأي عميل الوصول إلى بيانات عميل آخر عبر المنصة.

2. أدوار المتحكم ومعالج البيانات

2.1 العميل بصفته مُتحكِّماً في البيانات (Data Controller)

2.1.1 يُقر الطرفان بأن العميل (مكتب المحاماة أو الشركة المدنية للمحاماة أو الإدارة القانونية) هو مُتحكِّم البيانات لجميع البيانات الشخصية والمهنية ومعلومات الموكلين والقضايا المعالجة والمكتوبة داخل نسخة التثبيت الخاصة به؛ والعميل وحده من يملك سلطة تحديد أغراض ووسائل معالجة هذه البيانات.

2.1.2 يتحمل العميل (المكتب) المسؤولية القانونية المباشرة والمنفردة عن:

(أ) تحديد الأساس القانوني المشروع واستيفاء كافة الموافقات الصريحة واللازمة من أصحاب البيانات (الموكلين، الخصوم، الموظفين) لإدخال بياناتهم الشخصية في النظام؛
(ب) الاستجابة الفردية والقانونية لطلبات أصحاب البيانات (مثل طلبات الوصول، التصحيح، الحذف، أو النقل) بموجب تشريعات حماية البيانات المعمول بها (بما في ذلك اللائحة الأوروبية العامة لحماية البيانات GDPR في حال خضوعه لها، والتشريعات المحلية الحاكمة)؛
(ج) ضمان امتثال كافة البيانات والملفات التي يتم إدخالها أو رفعها في المنصة للقوانين والقواعد المهنية النافذة.

2.2 شركة المقر بصفتها معالجاً للبيانات (Data Processor)

2.2.1 تتولى شركة المقر صفة معالج البيانات بموجب تشريعات حماية البيانات المعمول بها عند معالجة البيانات الشخصية فَنياً نيابة عن العميل وبناءً على تعليماته الموثقة والمتمثلة في تشغيل واجهات المنصة واستخدامها. وتقتصر أنشطة المعالجة الفنية للشركة حصرياً على: استضافة البنية التحتية المستأجرة وصيانتها، تقديم التحديثات البرمجية وتصحيحات الأمان، إجراء النسخ الاحتياطي الروتيني الخماسي، تقديم الدعم الفني بناءً على طلب العميل الموثق، ومراقبة الأمان السيبراني العام للسيرفر.

2.2.2 في حال خضوع العميل أو البيانات المعالجة لتشريعات تفرض إبرام اتفاقية مستقلة لمعالجة البيانات (مثل المادة 28 من اللائحة الأوروبية العامة لحماية البيانات GDPR)، توفر شركة المقر ملحقاً خاصاً ومستقلاً بمعالجة البيانات (DPA) يتوافق مع هذه المتطلبات، ويكون متاحاً للعميل لتوقيعه والالتزام به كجزء لا يتجزأ من هذه الاتفاقية.

3. البيانات التي لا تجمعها ولا تعالجها شركة المقر بشكل روتيني

3.1 نظراً لبنية نظام "حصيف" القائمة على العزل البرمجي لحسابات وقواعد بيانات العملاء، فإن شركة المقر لا تجمع، ولا تصل، ولا تطلع، ولا تعالج، ولا تخزن بشكل روتيني أي فئة من فئات البيانات المكتوبة أو المرفوعة داخل نسخة العميل، والتي تشمل:

(أ) ملفات وقضايا ومستندات وصكوك الأحكام ولوائح الدعاوى القانونية للمكاتب؛
(ب) أسماء ومعلومات وهويات أو سجلات الموكلين والخصوم والشهود والخبراء؛
(ج) الملاحظات الداخلية والمراسلات والمواعيد وجداول الجلسات والمهام داخل المكتب؛
(د) سجلات الفواتير، الحسابات المالية، والمبالغ والبيانات المالية والمصرفية للعملاء وموكليهم؛
(هـ) سجلات التدقيق الداخلي (Audit Logs) وتتبع أنشطة المستخدمين داخل نسخة التثبيت؛

3.2 توجد جميع هذه البيانات والمحتويات الحساسة حصرياً داخل نسخة التطبيق المخصصة للعميل، أي داخل بيئة قاعدة البيانات المعزولة والتخزين المخصص للملفات المحمي بتشفير (AES-256) حيثما ينطبق ذلك. ولا يطلع موظفو شركة المقر على هذه البيانات أو يراجعونها أثناء التشغيل العادي أو أنشطة الدعم الروتينية. وأي وصول استثنائي، عند الاقتضاء، يُقيَّد حصراً بالظروف المصرح بها تقنياً أو أمنياً أو لصيانة النظام أو قانونياً أو بموافقة العميل (مثل الدعم الفني المصرح به من العميل، أو الاستجابة للحوادث الأمنية، أو التعافي من الكوارث، أو الامتثال للقوانين السارية أو الأوامر القضائية الصحيحة)، ويُنفَّذ وفقاً لسياسات الأمان وإجراءات التحكم في الوصول الخاصة بالشركة، بما في ذلك مبدأ الحد الأدنى من الصلاحيات، والحاجة التشغيلية الموثقة، وسجلات التدقيق.

4. البيانات التي تجمعها وتعالجها شركة المقر لأغراضها (كمراقب مستقل)

تجمع شركة المقر وتعالج بصفتها مراقباً مستقلاً النطاق الضيق جداً من البيانات اللازمة لإدارة العلاقة التجارية والترخيص مع العميل، وهي:

بيانات تسجيل وتفعيل الترخيص: تشمل اسم مكتب أو شركة المحاماة المشتركة، اسم المسؤول (الأدمن) وعنوان بريده الإلكتروني الرسمي، أرقام الهواتف ومعلومات المراسلات الفواتير لتجديد الاشتراك وإرسال المطالبات المالية.
بيانات الموقع التسويقي: عند زيارة موقعنا العام، قد نجمع المعلومات المدخلة طوعاً عبر نماذج الاتصال أو طلب العروض (مثل الاسم، الإيميل)، إلى جانب البيانات الفنية المجمعة تلقائياً للأداء (مثل عنوان IP مجهول الهوية، نوع المتصفح، ونظام التشغيل) لإدارة الجلسات وتحسين أداء الموقع وفق سياسة ملفات تعريف الارتباط.
بيانات الدعم الفني الموثقة: تشمل سجل تفاصيل تذاكر ومراسلات الدعم الفني عبر البريد الإلكتروني الرسمي، والبيانات الوصفية وسجلات الخادم (Server Logs) التي تسجل دخول المهندسين لحل مشكلة هيكلية حرجة في السيرفر بطلب صريح من العميل.

5. محددات الحظر وأغراض المعالجة الصارمة

5.1 تلتزم شركة المقر التزاماً صارماً ومطلقاً بمعالجة البيانات لغرض تقديم الخدمات والوفاء بالعقد فقط، ويُحظر عليها تماماً استخدام بيانات العميل أو الاطلاع عليها لأي من الأغراض التالية:

(أ) الإعلانات المستهدفة، أو التتبع السلوكي، أو التحليلات التجارية؛
(ب) إنشاء ملفات تعريف السلوك (Profiling) أو المقارنات الإحصائية التنافسية؛
(ج) تطوير منتجات وأنظمة خاصة أو استغلال الأفكار لتطوير نظام برميجي منافس؛
(د) إعادة البيع، أو التأجير، أو الإعارة، أو المشاركة مع أي أطراف ثالثة لأغراضهم المستقلة.

6. السرية المطلقة والوصول التقني للموظفين

6.1 يُعد كود المنصة المشغّل وخوارزمياتها وبنيتها أسراراً تجارية وتقنية مملوكة حصرياً للشركة، وفي المقابل تُعد بيانات وملفات وقضايا العميل معلومات سرية للغاية محمية بـ "امتياز الخصوصية المهنية" وسرية المراسلات بين المحامي وموكله.

6.2 يلتزم جميع موظفي ومهندسي شركة المقر الذين تقتضي مهامهم الفنية البحتة (مثل الدعم والترقية الحرجة للبنية التحتية المستأجرة) الاطلاع على الخوادم، باتفاقيات الحفاظ على السرية الصارمة وتجنب تضارب المصالح، وضمن حدود الحاجة المعرفية الضيقة وحصراً عبر القنوات الأمنية وسجلات الخادم الموثقة.

6.3 فك التشفير التلقائي: يتم فك تشفير الملفات والمستندات المرفوعة تلقائياً وبشكل شفاف بمجرد طلبها من مستخدم مصرح له يمتلك صلاحية الدخول عبر التطبيق، أو من فريق الدعم الفني بناءً على طلب العميل الموثق لتشخيص مشكلة تقنية، ويقتصر اطلاع الموظفين في الحالات الروتينية على جداول البيانات النصية غير المشفرة في قاعدة البيانات لإصلاح الأعطال.

7. التكامل الاختياري مع خدمات الطرف الثالث

7.1 تُعد ميزات ربط وتكامل المنصة مع خدمات أطراف ثالثة (مثل ربط السيرفر بـ Google Drive لمزامنة الملفات أو إرسال الإشعارات وتذكيرات المواعيد عبر WhatsApp Business) ميزات اختيارية بالكامل يخضع تفعيلها لرغبة وإعداد المسؤول (الأدمن) في المكتب.

7.2 في حال التفعيل، يتم نقل الملفات أو البيانات إلى تلك الخدمات بصيغتها الفنية، وتُعد تلك الخدمات منصات مستقلة تماماً تديرها شركات خارجية (مثل Google LLC أو Meta Platforms)، وتخضع لسياسات الخصوصية وشروط الاستخدام المفروضة من تلك الشركات، ولا تملك شركة المقر أي صلاحية وصول أو اطلاع أو تخزين لبيانات دخول العميل لديهم، وتخلي مسؤوليتها الكاملة عن أمن وسرية البيانات بمجرد خروجها من سيرفر "حصيف" نحو سيرفرات تلك الشركات الخارجية.

8. النقل الدولي والاحتفاظ بالبيانات وحذفها

8.1 تظل بيانات العملاء مخزنة داخل قاعدة البيانات المعزولة على خوادم الـ VPS المستأجرة والتي قد تكون مستضافة داخل دولة ليبيا أو خارجها وفق متطلبات مراكز البيانات الفنية، وتخضع لنفس معايير الحماية والتشفير والاتساق.

8.2 سياسة الحذف النهائي عند الإنهاء: تلتزم شركة المقر — التزاماً صارماً بأمن وسرية البيانات — بمجرد حلول التاريخ الفعلي لإنهاء أو إلغاء الاشتراك، بإلغاء نسخة التثبيت نهائياً، وحذف وتدمير كافة قواعد البيانات والملفات المرتبطة بها تدميراً تقنياً كاملاً وغير قابل للاستعادة على السيرفر والنسخ الاحتياطية الخماسية خلال مدة أقصاها ثلاثون (30) يوماً من تاريخ التوقف الفعلي.

8.3 تقتصر البيانات المستبقاة بعد الإنهاء على سجلات الترخيص الورقية والفواتير المالية ومعلومات العقد القياسية، ويتم الاحتفاظ بها لمدة خمس (5) سنوات فقط كما يقتضي النظام المالي والقوانين التجارية والمحاسبية المعمول بها في الدولة الليبية.

9. الامتثال والتشريعات القانونية

9.1 تمتثل شركة المقر في ممارساتها وسياساتها الأمنية والخصوصية لكافة القوانين واللوائح الليبية النافذة، بما في ذلك قانون الاتصالات الليبي رقم 12 لسنة 2010، وقانون المعاملات الإلكترونية رقم 6 لسنة 2022، وقواعد وأخلاقيات مهنة المحاماة، وتطبق معايير OWASP ومبادئ الـ GDPR المعترف بها دولياً في المواضع التي يسكت فيها القانون المحلي بما يحقق أعلى درجات التحصين والسلامة لبيانات المكاتب القانونية.